REGOLAMENTO INTERNO ORGANIZZAZIONE R.T.S. “Una Vita Speciale”, ODV

 

Regolamento interno approvato dall’Assemblea dei soci e socie indetta il 27 Marzo 2022 all’unanimità dei presenti.

 

Premessa

L’Organizzazione di Volontariato R.T.S. “Una Vita Speciale”, iscritta al Registro del Volontariato Regionale con    provvedimento n° 234 del 03/02/2017, con sede legale in Gornate Olona, in Via G. Gaspari, 4, ha redatto il presente regolamento interno in conformità con la normativa di settore e con il proprio Statuto.

Detto regolamento, sottoposto all’Assemblea dei Soci e Socie e da questa ratificato, ha effetto immediato.

 

Articolo 1

Principi generali

Le persone socie e volontarie dell’Organizzazione di volontariato R.T.S “Una Vita Speciale” condividono gli scopi statutari dell’Organizzazione.

Consapevoli dell’importanza umana, etica e sociale che ha assunto il volontario nella nostra società, svolgono con esclusivo spirito di servizio ed a titolo gratuito le attività loro richieste nell’ambito delle iniziative e programmi per il raggiungimento della mission dell’Organizzazione stessa.

 

 

Articolo 2

La persona socia

La socia e il socio dell’Organizzazione R.T.S. “Una Vita Speciale” è una persona o un Ente che condivide la mission e i principi a cui si ispira l’associazione ed intende perciò supportarla, sostenerla e promuoverla, anche prendendo parte alla vita democratica e sociale dell’organizzazione, sempre in modo spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, neanche indiretti, ed esclusivamente per fini di solidarietà.

 

Si individuano le seguenti tipologie di soci:

Soci Ordinari: versano annualmente la quota stabilita dall’Assemblea, partecipano alle attività che vengono organizzate, propongono e organizzano eventi, collaborano con l’Organo di Amministrazione, promuovono e divulgano le finalità sociali dell’Organizzazione.

Hanno diritto di votare e di essere votati in Assemblea.

Soci Sostenitori: versano annualmente la quota stabilita dall’Assemblea, non hanno diritto di votare e di essere votati. Contribuiscono al proseguimento degli scopi dell’ODV.

Soci Volontari: operano per finalità solidaristiche mettendo a disposizione, a titolo gratuito, il proprio tempo e le proprie capacità.

 

Articolo 3

Diventare Socio o Socia

Come previsto dall’art. 6 dello Statuto, la persona che voglia diventare socio o socia dell’Organizzazione deve presentare richiesta scritta su un apposito modulo prestampato nel quale dichiara esplicitamente la volontà di aderire alla mission dell’Organizzazione, di rispettarne le finalità ed accettarne e rispettarne lo      statuto ed il presente regolamento.

Nel caso in cui la domanda di ammissione a socio sia presentata da una o un minorenne dovrà essere controfirmata dall’esercente la responsabilità genitoriale

La domanda deve essere presentata all’Organo di Amministrazione, che si pronuncia sull’accoglimento entro 60 giorni dalla richiesta e comunica al socio o alla socia l’esito e, in caso di accoglimento, le modalità e i tempi di pagamento della quota associativa.

Qualora il Consiglio non si pronunci, l’iscrizione si dà per accolta dal 61 giorno dalla data di richiesta.

Il titolo di socia o socio viene acquisito effettivamente al versamento della quota di iscrizione, alla quale seguirà l’immediato inserimento nel Libro dei Soci.

 

Articolo 4

Diritti e doveri del socio e della socia

Il socio e la socia esercitano tutti i diritti che lo Statuto ed il presente Regolamento gli attribuiscono e si obbligano a tutti quei doveri che gli stessi impongono.

Oltre a quanto previsto dall’art. 7 dello Statuto dell’Organizzazione, i soci e le socie hanno diritto di:

• proporre all’Organo di Amministrazione progetti o iniziative compatibili con lo Statuto dell’Organizzazione
• fare uso dei servizi e delle attrezzature dell’Organizzazione, nei tempi e modi stabiliti dall’Organo di Amministrazione
• ogni socio e socia si assume la responsabilità per i danni recati a cose o persone inerenti all’Organizzazione e gli spazi dove hanno luogo le iniziative dalla stessa
• evitare comportamenti offensivi nei confronti del personale dipendente, dei collaboratori e degli altri associati;
• osservare la massima riservatezza al di fuori dell’ambito associativo in riferimento a fatti, persone e informazioni di cui sono venuti a conoscenza nello svolgimento del proprio servizio;
• i soci e le socie hanno diritto di esaminare i Libri sociali, che sono conservati presso la sede operativa dell’Organizzazione; è resa a loro disponibile la consultazione il Registro dei Volontari e di tutta la documentazione riguardante l’Organizzazione, previa richiesta scritta inviata al Presidente.

L’inosservanza dei punti sopra indicati sarà esaminata dall’Organo di Amministrazione che valuterà le eventuali sanzioni da emanare che possono consistere anche nell’allontanamento o nella sospensione dalle progettualità. L’eventuale sospensione non interrompe i pagamenti dei contributi sui progetti a carico degli associati.

 

Articolo 5

 

Quote associative

 

La quota associativa annuale è stabilita dall’Assemblea sotto indicazione dei membri dell’Organo di Amministrazione. Ha validità di un anno, dal 1° gennaio al 31 dicembre.

La quota associativa sarà chiesta ai soli soci e socie ordinari, i quali potranno usufruire delle progettualità promosse dall’Organizzazione.

 

Articolo 6

Le persone volontarie

L’Organizzazione può avvalersi di volontari e volontarie nello svolgimento delle proprie attività.

Le volontarie e i volontari operano per finalità solidaristiche, mettendo a disposizione dell’Organizzazione, a titolo gratuito, il proprio tempo e le proprie capacità e nello svolgimento delle attività sono coperti da una polizza assicurativa per RCT ed infortuni, ai sensi dell’art.18 del Codice del Terzo Settore.

I volontari e le volontarie non occasionali sono iscritti in un apposito Registro dei Volontari, tenuto e aggiornato dal segretario o dalla segretaria nominati dal consiglio.

Le persone minorenni che siano intenzionate a svolgere attività di volontariato presso l’Associazione debbono presentare un’autorizzazione allo svolgimento delle attività, secondo il modulo prestampato, sottoscritta dall’esercente la responsabilità genitoriale.

 

Articolo 7

 

Organizzazione delle attività dei volontari e delle volontarie

 

I volontari e le volontarie si adopereranno con spirito collaborativo a perseguire gli obbiettivi e le finalità educative e ricreative proposte dall’Organizzazione.

Il Consiglio di Amministrazione individuerà un referente, tra gli operatori o i dirigenti dell’organizzazione, al quale i volontari e le volontarie potranno rivolgersi e con il quale potranno concordare modalità e tempi della loro attività.

Il/la volontario/a si impegna a rispettare le attività programmate con il referente. In caso di impossibilità è buona norma darne conto allo stesso.

I volontari e le volontarie s’impegnano a prestare la loro opera volontariamente e senza alcun compenso SE NON UN RIMBORSO SPESE DOCUMENTATE previamente autorizzate dall’Organo di Amministrazione.

La qualifica di Volontario e Volontaria si acquisisce a seguito dell’accettazione della domanda da parte dell’Organo di Amministrazione.

 

Articolo 8

Requisiti richiesti per l’ammissione a volontario e volontaria

I requisiti richiesti per essere ammessi come Volontario e Volontaria sono i seguenti:

• essere in possesso delle attitudini e dei requisiti morali e fisici per l’espletamento dei servizi che andrà a svolgere all’interno dell’Organizzazione in ottemperanza alle leggi vigenti;
• aver compiuto 16 anni. Per i minori di 18 anni occorre il consenso di uno dei genitori o di chi ne fa le veci, compilando l’apposito paragrafo allegato alla domanda;
• impegnarsi a rispettare lo Statuto e il regolamento in vigore.

 

Articolo 9

Obblighi dei volontari

I Volontari:

• in servizio indossano la maglia dell’associazione e tengono ben visibile il cartellino di riconoscimento;
• sono tenuti al rispetto dei locali dove vengono ospitati per i vari eventi, e delle attrezzature dell’Organizzazione;
• sono obbligati a comunicare all’Organo di Amministrazione in largo anticipo, la volontà̀ di organizzare eventi, manifestazioni e quant’altro per la raccolta fondi a favore dell’Organizzazione;
• solo dopo aver messo a conoscenza l’Organo di Amministrazione, il volontario e la volontaria verrà̀ autorizzato/a con una lettera via mail, di consenso allo svolgimento dell’evento dallo/a stesso/a organizzato. I volontari che non rispetteranno quanto sopracitato, saranno espulsi dal corpo di volontariato dell’Organizzazione;
• devono tenere, sempre e dovunque, un comportamento corretto e consono al buon decoro dell’Organizzazione;
• non possono in nessun modo utilizzare il logo e la denominazione dell’Organizzazione se non preventivamente autorizzati dall’Organo di Amministrazione.

 

Articolo 10

Personale dipendente e collaboratori

L’Associazione si avvale di personale dipendente, collaboratori e/o professionisti esterni al fine di qualificare e specializzare l’offerta dei servizi e al fine di fornire il necessario sostegno professionale a tutti i membri dell’Organizzazione e a tutti coloro che si accosteranno ad essa.

 

Articolo 11

Dovere del personale dipendente e dei collaboratori

I dipendenti, i collaboratori e/o professionisti esterni sono tenuti ad adottare un comportamento che consenta la realizzazione dei principi e delle finalità dell’Organizzazione. Ciascuno in relazione al proprio rapporto lavorativo o di collaborazione dovrà:

1. a) rispettare l’orario ed i turni di servizio.
2. b) partecipare ai momenti di formazione e di revisione e/o verifica dei servizi programmati;
3. c) utilizzare il materiale e le attrezzature messe a disposizione per l’espletamento delle proprie mansioni lavorative con cura e diligenza;
4. d) evitare la divulgazione sotto qualsiasi forma e modo, al di fuori dell’ambito associativo, di informazioni relative a fatti e persone di cui si è venuti a conoscenza nello svolgimento del proprio servizio e per le quali l’Organizzazione impone sempre l’obbligo del segreto professionale;
5. e) evitare la divulgazione sotto qualsiasi forma e modo, al di fuori dell’ambito associativo, di informazioni riservate relative alla gestione dell’Organizzazione e alla progettazione dei servizi e delle attività;
6. f) sostenere un comportamento rispettoso verso i colleghi, i Volontari, le persone accolte, i responsabili e l’Organo di Amministrazione;
7. g) comunicare ritardi e le assenze appena si manifestano le condizioni che li provocano.

 

Articolo 11

Gli organi associativi

Ai sensi dell’art. 10 dello Statuto, gli organi dell’Organizzazione R.T.S. “Una Vita Speciale”, ODV sono:

 

• L’Assemblea dei Soci
• L’Organo di Amministrazione
• L’organo di Controllo (facoltativo)
• Il Revisore Legale (facoltativo)

 

 

 

Articolo 12

 

L’Assemblea

 

L’Assemblea si riunisce almeno una volta l’anno per l’esercizio delle proprie competenze, come disciplinate dall’art. 13 dello Statuto.

 

L’Assemblea è presieduta dal Presidente o dalla Presidente dell’Organizzazione o, in caso di sua   impossibilità, da uno o una dei membri del consiglio, eletto o eletta dall’assemblea a maggioranza.

Il Presidente o la Presidente di Assemblea verifica la corretta costituzione della stessa, dirige e modera il dibattito e controlla l’espletamento delle operazioni di voto.

Il Presidente o la Presidente è coadiuvato da una segretaria o un segretario che ha il compito di redigere il verbale della riunione dell’Assemblea.

Il verbale dell’Assemblea è firmato dal Presidente o dalla Presidente e dal segretario o dalla segretaria.

Tutte le socie e tutti i soci hanno diritto di intervento e di voto in Assemblea. Il diritto di voto del socio o della socia minore di età è esercitato dall’esercente la responsabilità genitoriale.

Le deliberazioni dell’Assemblea sono prese a maggioranza dei presenti. Il voto è espresso in modo palese per alzata di mano, salvo richiesta di almeno 1/5 dei soci di procedere alla votazione per scrutinio segreto.

Per le deliberazioni aventi ad oggetto la nomina o la revoca di componenti degli organi associativi, si procede all’elezione con scrutinio segreto.

Nei casi di voto segreto, l’Assemblea provvede a nominare due scrutatori con l’incarico di contare i voti ed esporre il risultato.

Per le elezioni delle cariche sociali, Il Consiglio Direttivo emana un Regolamento che deve essere inviato ai soci 30 giorni prima della data fissata per la riunione dell’Assemblea. L’eventuale candidatura per l’elezione a una carica sociale va comunicata per iscritto al Consiglio Direttivo.
Al momento della registrazione dell’Assemblea il Consiglio Direttivo inserirà̀ la lista dei candidati per l’elezione alle cariche sociali. Qualora le candidature presentate non fossero sufficienti a coprire tutte le cariche previste dallo statuto sociale vanno accettate eventuali candidature nel corso dell’Assemblea.

Qualora risulti impossibile convocare una riunione dell’Assemblea in presenza, si procederà alla convocazione di un’Assemblea in videoconferenza, attraverso apposite piattaforme. Nel caso di convocazione di Assemblea in videoconferenza, la corretta costituzione della stessa sarà verificata con appello nominale dei componenti.

Le deliberazioni dell’Assemblea riunita online saranno prese a maggioranza dei presenti con espressione del voto favorevole e contrario attraverso appello nominale.

Nel caso di elezione dei membri degli organi sociali con modalità online si procederà alla votazione attraverso modalità che possano garantire la segretezza dell’espressione di voto, che verranno comunicate e approvate all’inizio della riunione

Il segretario o la segreteria iscriverà a verbale la modalità di svolgimento della riunione con indicazione della piattaforma di videoconferenza utilizzata e il numero dei partecipanti risultante dall’appello, nonché il numero di presenti e partecipanti alle eventuali votazioni.

In caso di scollegamento del socio o della socia per ragioni non connesse al malfunzionamento della piattaforma, il socio e la socia non saranno computati nei quorum previsti per le votazioni, decorsi

15 minuti. Il segretario o la segretaria verbalizzante dovranno annotare nel verbale eventuali scollegamenti, indicando l’ora.

Nel caso in cui, per problemi tecnici, la gran parte dei partecipanti non riescano a mantenere il collegamento, la riunione è sospesa.

 

 

Articolo 13

 

L’Organo di Amministrazione

 

Ai sensi dell’art. 15 e dell’art. 16 dello Statuto i membri dell’Organo di Amministrazione sono eletti tra i soci e le socie iscritti ed in regola con il pagamento della quota sociale e non possono ricevere compensi, salvo i rimborsi per spese effettivamente sostenute, documentate opportunamente.

I membri del Consiglio vengono eletti tra le socie e i soci che abbiano presentato la propria candidatura entro l’inizio della riunione dell’Assemblea indetta per l’elezione degli organi sociali. Nel caso in cui l’Assemblea per l’elezione degli organi sociali debba svolgersi con modalità online, le candidature devono essere espresse mediante comunicazione di posta elettronica inviata al consiglio entro il giorno precedente a quello della riunione.

L’elezione dei membri del Consiglio avviene per scrutinio segreto con indicazione di un massimo di due preferenze tra le candidature espresse e comunicate all’inizio dell’assemblea.

Si intendono eletti il socio e la socia che hanno ottenuto più preferenze.

Nel caso in cui gli eletti appartenenti al genere meno rappresentato non raggiungano la quota di 1/3 del Consiglio, sono dichiarati decaduti un numero di eletti tale da consentire di riequilibrare i rapporti di genere.

In caso di parità di voti ottenuti la scelta ricadrà sul socio/a anagraficamente più giovane.

 

Il Presidente viene eletto dal Consiglio di Amministrazione e rappresenta legalmente l’Associazione nei rapporti interni ed in quelli esterni, nei confronti di terzi ed in giudizio e compie tutti gli atti che la impegnano verso l’esterno.

 

Il Consiglio nomina un segretario o una segretaria, tra i suoi membri, incaricato di redigere i verbali del Consiglio e della tenuta dei libri sociali.

 

Il Consiglio nomina un tesoriere o una tesoriera incaricato della gestione degli incassi, dei pagamenti e dei conti correnti dell’Associazione.

Il tesoriere o la tesoriera partecipa, di norma, ai lavori del Consiglio.

 

 

Articolo 14

 

Disciplina dell’Organo di Amministrazione

 

L’Organo di Amministrazione si riunisce almeno una volta ogni tre mesi. Ad esso partecipano:

• i membri del Consiglio stesso;
• e/o altre persone, appositamente invitate, anche se estranee all’Organizzazione.

Le persone estranee all’Organizzazione non possono partecipare allo svolgimento delle votazioni.
Le riunioni dell’Organo di Amministrazione sono presiedute dal Presidente o dalla Presidente in carica coadiuvato nella redazione dei verbali dal Segretario o dalla Segretaria.

Qualora fosse assente il Presidente o la Presidente dell’Organo di Amministrazione, la riunione viene presieduta dal Vicepresidente o dalla Vicepresidente

Tutti i membri debbono partecipare alle riunioni dell’Organo di Amministrazione e in caso di assenza devono giustificarsi con anticipo.

Nei casi di accumulo di più̀ di tre assenze ingiustificate, anche non continuative, si è soggetti a diffida, da parte dell’Organo di Amministrazione. Il reiterarsi dell’infrazione attribuisce all’Organo di Amministrazione la facoltà̀ di procedere alla radiazione dall’incarico, fermi restando gli obblighi finanziari assunti precedentemente. In tal caso l’Organo di Amministrazione può surrogare il Consigliere con il primo dei non eletti.

I membri dell’Organo di Amministrazione, consapevoli della serietà̀ delle riunioni, sono tenuti a non divulgare notizie e fatti emersi. Questo divieto vale per tutte le persone eventualmente presenti.

La validità̀ della riunione si ha con la presenza di almeno la metà più̀ uno dei Consiglieri,
ivi incluso il Presidente (o il Vicepresidente). Le decisioni vengono prese mediante la votazione per alzata di mano o per scrutinio segreto.

Nei casi di impedimento o di impossibilità a partecipare al Consiglio non è possibile delegare un altro Consigliere.

 

Articolo 15

 

Commissione di lavoro

 

L’Organo di Amministrazione potrà istituire delle commissioni di lavoro, composte da soci e socie, volontari e volontari e/o dipendenti, alle quali potrà affidare incarichi di studio, monitoraggio, progettazione, elaborazione proposte, ed ogni altro incarico utile al buon funzionamento dell’Organizzazione di Volontariato R.T.S., “Una Vita Speciale”, ODV.

 

 

Articolo 16

 

Comunicazioni ai soci e alle socie

 

Le comunicazioni ai soci e alle socie, compresa la convocazione dell’assemblea, avvengono di norma attraverso posta elettronica.

Qualora un socio o una socia sia impossibilitato a ricevere comunicazioni per via telematica, può fare richiesta all’Organo di Amministrazione di riceverle per posta ordinaria o attraverso un altro strumento indicato.

L’Organo di Amministrazione è responsabile di tutti gli strumenti mediatici (sito internet, posta elettronica, social networks.), ne possiede le password di accesso e ne è amministratore.

L’Organo di Amministrazione può istituire una commissione apposita che lo coadiuvi nella gestione della comunicazione.

 

 

Articolo 17

 

Trattamento dei dati

 

Ogni documento cartaceo o telematico contenente informazioni sui soci o sui volontari viene conservato nel rispetto delle vigenti normative sul trattamento e la tutela dei dati personali. (Regolamento EU 2016/679.- D.lgs. 101/2018)

Il titolare del trattamento dei dati è l’Organizzazione di Volontariato R.T.S., Una Vita Speciale, nella persona del legale rappresentante.

 

I dati personali dei soci e dei volontari saranno conservati e trattati esclusivamente per uso interno e non verranno forniti a terze parti in alcun caso, ad eccezione delle Pubbliche Autorità alle quali, su richiesta, dovranno essere forniti per gli scopi previsti dalla legge.

REGALMENTO APPROVATO DALL’ASSEMBLEA DEI SOCI DEL 27 MARZO 2022